search
Sök
menu
Meny

”Saker och ting blir nästan aldrig som man tänkt sig”

Bild av nån som häller handsprit i sin kupade hand. 

Handsprit var en av de varor som upphandling behövde hjälpa till att få fram snabbt i början av pandemin. Bilden är en genrebild,

Upphandlingsavdelningen vittnar om ett annorlunda år där jakten på livsviktig skyddsutrustning varit en av utmaningarna. ”Men även om det blev en omställning för oss så är det de som jobbar i skyddsutrustningen hela dagarna, som är de verkliga hjältarna.”

I samtid med att pandemilarm utropades i början av mars ökade antalet inkomna mejl till upphandlingsavdelningen på Jönköpings kommun. Många verksamheter, framförallt inom Socialtjänsten, efterlyste skyddsutrustning. Behovet växte samtidigt som utbudet krympte – en klurig utmaning för inköpscontroller Thomas Rohdén och hans kollegor.
–Det som hände var att hela världen började bunkra skyddsutrustning som exempelvis handskar, förkläden, visir och desinfektionsmedel. Det uppstod jättemärklig situation där våra leverantörer inte kunde leverera allt vi behövde.

I snabb takt fick Thomas och kollegorna ställa om sin vardag för att få till tre viktiga pusselbitar. Att säkerställa att tillräckligt mycket skyddsutrustning fanns i eget lager, att skapa en intern e-handel via Inköpssystemet och utveckla Samordnad varudistribution så alla behövande verksamheter fick den utrustning de behövde.

–Vi har haft ovärderlig nytta av vår e-handel och vår Samordnade varudistribution under pandemin. Vi är en stor kommun, det är drygt tusen beställande enheter som ska varuförsörjas och som är utspridda på cirka 550 platser. Utan vår e-handel och Samordnade varudistribution är jag ganska säker på att vi hade hamnat i en betydligt svårare och icke önskvärd sits.

Samordning och samverkan avgörande

För att hantera situationen upprättade Socialförvaltningen ett tillfälligt lager.
–I vanliga fall har vi inga grejer på lager men nu var det en nödvändig lösning. Men samtidigt som lagret byggdes upp och vi skapade en intern e-handel, blev vi också tvungna att hantera order och plocka varor. Helt nya processer för oss som kommun. Utöver detta också samordna logistiken via Samordnad varudistribution. Som tur är hade våra kollegor på flygplatsen möjlighet att hjälpa till och ta hand om beställningar, plocka och packa. Lagerpersonalen har verkligen gjort ett grymt jobb!

Har arbetsbelastningen varit konstant sen pandemin började?

–Inledningsvis var det väldigt kaotiskt men sen hade vi några bra månader
över sommaren innan andra vågen slog till. Det som har varit skillnaden den här gången är att det har varit generellt lättare att få tag i varor.

Hur ser du på nuläget och framtiden?

–Det är stor skillnad på hur arbetsvardagen ser ut nu och i vanliga fall, mycket av det här är ju helt nya grejer som vi i vanliga fall inte hanterar. Men det är något vi har lärt oss av det här året så är det att saker och ting nästan aldrig blir som man tänkt sig.

–Jag är bara en pusselbit i helheten, jag har flera kollegor på upphandling och på andra förvaltningar som jobbar hårt. Och även om det blev en omställning för oss på upphandlingsavdelningen så är det de som använder utrustningen, som går i skyddsutrustning hela dagarna, som är de verkliga hjältarna. Det är de som ska ha den allra största applåden.

Läs mer om samordnad varudistribution

Thomas Rodén framför sin dator

Thomas Rodén framför sin dator på sitt tillfälliga hemmakontor.

Publicerad: 2021-01-05 09.02