Personuppgiftsbehandling inom förskolan

För att kunna hantera administrativa uppgifter om barn och vårdnadshavare i Jönköpings kommuns förskolor använder vi internt ett digitalt Barn- och elevregister.

Ett antal andra system och tjänster som används inom utbildningsförvaltningens grund- och gymnasieskola hämtar uppgifter från Barn- och elevregistret.

Vilken personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Hemtelefonnummer
  
• E-postadress
• Förskoleenhet där barnet är inskrivet
  
• Förskoleområde som förskolan tillhör där barnet är inskrivet
• Barnets lärare

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till ett barn i förskolan:

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Personnummer
• E-postadress

Varför hanterar vi dessa personuppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Barn- och elevregistret för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

• Förskoleplacering
  
• Ekonomihantering kopplad till förskoleplats
  
• Ändringshantering, t.ex. om ett barn flyttar
• Hantering av skyldighet att erbjuda skolskjuts om sådan finns
• Modersmålsundervisning
  

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som lagras i Barn- och elevregister gallras ut efter hand efter på förhand fastställda tidsintervall enligt en så kallad arkivplan. Leverantören är även enligt avtal bunden att gallra enligt en särskild gallringsinstruktion.

Generellt gäller att personuppgifter gallras ut från systemet efter tre år. Dock arkiveras handlingar som dokumenterar myndighetsbeslut, till exempel betygsdokument, på obestämd tid i kommunens stadsarkiv.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i Barn- och elevregister från följande annan personuppgiftsansvarig:

• Skatteverkets Kommuninvånarregister som hanterar grundläggande data om elevs och vårdnadshavare från vilket elevs och vårdnadshavares namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning hämtas
  

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

• Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Lärplattformen Vklass används internt och externt inom förskolan för att administrera ditt barns förskolevistelse.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:

• Namn
• Personnummer
• Avdelning
• Förskoleenhet
• Närvaro/frånvaro
  

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till ett barn i förskolan:

• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Personnummer
• Logg användaraktivitet
• Användarnamn
• Lösenord

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i lärplattformen för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

• Hantera närvaro/frånvaro
• Hantera informationsflöden
• Hantera bokning av utvecklingssamtal

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som lagras i lärplattformen gallras ut efter hand efter på förhand fastställda tidsintervall enligt en så kallad arkivplan. Leverantören är även enligt avtal bunden att gallra enligt en särskild gallringsinstruktion.

Generellt gäller att personuppgifter gallras ut från systemet efter tre år.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

• Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till lärplattformen från annan personuppgiftsansvarig

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

• Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Måltidssystem används inom förskolans verksamheter för att svara upp mot huvudmannens skyldighet att erbjuda måltider och hantera specialkostbehov.

Vilka uppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:

• Namn
  
• Förskoleenhet
• Kostbehov
• Avdelning

Varför hanterar vi dem?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i skolskjutssystemet för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

• Hantering av huvudmannens skyldighet att erbjuda måltider och hantera specialkostbehov

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter lagras i systemet så länge ett barn är inskrivet vid en förskoleenhet.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas inte från annan personuppgiftsansvarig.

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas inte till annan personuppgiftsansvarig.

Elevjournalsystem används internt inom förskolan för att hantera barnjournal, rektors lagstadgade dokumentationsskyldighet samt viss annan elevhälsorelaterad dokumentation.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:

• Namn
• Kön
• Språk
• Personnummer
• Adress
  
• Utredning

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till ett barn i förskolan:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter för att kunna hantera lagstadgade skyldigheter samt myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

• Hantering av specialpedagogs och/eller speciallärares dokumentation
  

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Patientdatalagen reglerar här strikt hur länge journaldata får lagras. Datan arkiveras som regel på obestämd tid med hög sekretess.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

• Inga personuppgifter för barn och vårdnadshavare i förskolan hämtas från annan personuppgiftsansvarig

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

• Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Skolskjutssystem används inom förskolans verksamheter för att svara upp mot huvudmannens skyldighet att erbjuda skolskjuts i de fall sådan finns.

Vilka uppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Fastighetsbeteckning
• Skolskjutsbehov

Varför hanterar vi dem?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i skolskjutssystemet för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

• Hantering av huvudmannens skyldighet att erbjuda skolskjuts

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter lagras i systemet så länge en elev är inskriven vid en skolenhet.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

• Från annan personuppgiftsansvarig inom Jönköpings kommuns organisation - tekniska förvaltningen - hämtas via Geografiskt informationssystem uppgifter om adress, gatubeteckningar, vägbeteckningar och fastighetsbeteckningar.

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

• Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Om du önskar få ut en förteckning över de personuppgifter som finns lagrade om dig i våra system - se kontaktuppgifter nedan.

Kontakt för att få ut personuppgifter för förskolan