För att kunna hantera administrativa uppgifter om barn och vårdnadshavare i Jönköpings kommuns förskolor använder vi internt ett digitalt Barn- och elevregister.
Ett antal andra system och tjänster som används inom utbildningsförvaltningens grund- och gymnasieskola hämtar uppgifter från Barn- och elevregistret.
Vilken personuppgifter finns sparade?
Vi hanterar följande uppgifter om ett barn i förskolan:
- Namn
- Personnummer
- Adress
- Hemtelefonnummer
- E-postadress
- Förskoleenhet där barnet är inskrivet
- Förskoleområde som förskolan tillhör där barnet är inskrivet
- Barnets lärare
Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till ett barn i förskolan:
- Namn
- Adress
- Telefonnummer
- Personnummer
- E-postadress
Varför hanterar vi dessa personuppgifter?
Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Barn- och elevregistret för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:
- Förskoleplacering
- Ekonomihantering kopplad till förskoleplats
- Ändringshantering, t.ex. om ett barn flyttar
- Hantering av skyldighet att erbjuda skolskjuts om sådan finns
- Modersmålsundervisning
Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
De personuppgifter som lagras i Barn- och elevregister gallras ut efter hand efter på förhand fastställda tidsintervall enligt en så kallad arkivplan. Leverantören är även enligt avtal bunden att gallra enligt en särskild gallringsinstruktion.
Generellt gäller att personuppgifter gallras ut från systemet efter tre år. Dock arkiveras handlingar som dokumenterar myndighetsbeslut, till exempel betygsdokument, på obestämd tid i kommunens stadsarkiv.
Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?
Personuppgifter hämtas in i Barn- och elevregister från följande annan personuppgiftsansvarig:
- Skatteverkets Kommuninvånarregister som hanterar grundläggande data om elevs och vårdnadshavare från vilket elevs och vårdnadshavares namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning hämtas
Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?
Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:
- Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig