search
Sök
menu
Meny

Personuppgiftsbehandling inom skolan

För att kunna erbjuda dig en god service behöver vi hantera uppgifter om dig som elev/vårdnadshavare.

Vi gör hela tiden praktiska saker för att din utbildning ska fungera väl.

När vi gör det behöver vi ofta hantera data som går att koppla till dig som elev eller vårdnadshavare - namn, adress, personnummer, e-postadress och liknande. Denna typ av uppgifter kallas personuppgifter.

Syftet med denna sida är att du på ett översiktligt sätt ska kunna få information om:

  • Var finns det personuppgifter registrerade om dig?
  • Vilka uppgifter finns registrerade om dig?
  • Varför hanterar vi dem?
  • Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?
  • Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig?
  • Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig?


Barn- och elevregister - Tieto Education

För att kunna hantera administrativa uppgifter om elever och vårdnadshavare i Jönköpings kommuns skolor använder vi internt ett digitalt Barn- och elevregister.

Ett antal andra system och tjänster som används inom utbildningsförvaltningens grund- och gymnasieskola hämtar uppgifter från Barn- och elevregistret.

Vilken personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Hemtelefonnummer
  • E-postadress
  • Skolenhet där eleven är inskriven
  • Klassplacering
  • Undervisande lärare
  • Betyg
  • Modersmål
  • Användarnamn
  • Serienummer digital enhet (om eleven går i årskurs/skola där digital enhet lånas)
  • Instrument för elev i kulturskolan om sådan finns

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till en elev i skolan:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • E-postadress

Varför hanterar vi dessa personuppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Barn- och elevregistret för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Betygshantering
  • Utfärdande av betygsdokument
  • Grupplacering
  • Klassplacering
  • Skolplacering
  • Ändringshantering, t.ex. om en elev flyttar
  • Hantering av nationella prov
  • Hantering av digitala prov
  • Hantering av skyldighet att erbjuda skolskjuts
  • Modersmålsundervisning
  • Hantering av antagning till gymnasieskola
  • Hantering av kommunalt aktivitetsansvar ("KAA") för elever i gymnasieåldern

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som lagras i Barn- och elevregister gallras ut efter hand efter på förhand fastställda tidsintervall enligt en så kallad arkivplan. Leverantören är även enligt avtal bunden att gallra enligt en särskild gallringsinstruktion.

Generellt gäller att personuppgifter gallras ut från systemet efter tre år. Dock arkiveras handlingar som dokumenterar myndighetsbeslut, till exempel betygsdokument, på obestämd tid i kommunens stadsarkiv.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i Barn- och elevregister från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Skatteverkets Kommuninvånarregister som hanterar grundläggande data om elevs och vårdnadshavare från vilket elevs och vårdnadshavares namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning hämtas
  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, grupptillhörighet, klass, årskurs, skolhuvudman, skolform, skolenhet, skolområde, skolenhetskod.

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Digitala prov - Dugga

Plattform för digitala prov används internt inom skolan för att jobba med olika typer av läxor och mätande och framåtsyftande examinationsuppgifter.

Vilka personuppgifter finns sparade?

VI hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Användarnamn
  • Personnummer
  • E-postadress
  • Grupp/ämne
  • Klassplacering
  • Undervisande lärare
  • Skolenhet

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Dugga för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Generera läxor till elever
  • Generera olika typer av examinationsuppgifter

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter lagras i systemet så länge en elev är inskriven vid en skolenhet.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i Dugga från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, användarnamn, personnummer, e-postadress, grupptillhörighet, klassplacering, årskurs, skolenhet.

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Elevjournalsystem - PMO

Elevjournalsystem används internt inom skolan för att hantera elevjournal, rektors lagstadgade dokumentationsskyldighet samt viss annan elevhälsorelaterad dokumentation.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Kön
  • Språk
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Skolenhet
  • Hälsostatus
  • Ordination
  • Remiss
  • Vaccination
  • Utredning

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till en elev i skolan:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter för att kunna hantera lagstadgade skyldigheter samt myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Hantering av elevjournal ("EMI-journal")
  • Hantering av rektors elevaktsdokumentation
  • Hantering av kurators dokumentation
  • Hantering av specialpedagogs dokumentation
  • Hantering av psykologs dokumentation
  • Hantering av logopeds dokumentation

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Lagen reglerar hur länge journaldata och annan dokumentation får lagras. Datan arkiveras som regel på obestämd tid med hög sekretess.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Inga personuppgifter hämtas in från annan personuppgiftsansvarig

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Tillväxtdata skickas från PMO till Journalen på 1177.se. Journalen administreras av Inera på SKR:s uppdrag. Vårdnadshavare kan logga in på 1177.se för att se sitt/sina barns tillväxtdata.
  • Till Svevac, som är ett nationellt system för vaccinationsregistrering, skickas registrerad vaccination, namn, personnummer. Även Svevac administreras av Inera.
  • Inera skickar vaccinationsresultatet (samt namn och personnummer) till Folkhälsomyndighetens register NVR (Nationellt vaccinationsregister) för vidare statistisk behandling och forskning. Samma uppgifter skickas till Journalen på 1177.se, där vårdnadshavare kan logga in för att se sitt/sina barns vaccinationer.

Hanteringssystem digitala enheter - Airwatch/Workspace One

Hanteringssystem för digitala enheter används internt inom skolan för att förenkla hantering kring grundskole- och gymnasieelevers lånade digitala enheter ("en-till-en"-enhet).

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • E-postadress
  • Användarnamn
  • Serienummer på lånad digital enhet
  • Namn tilldelningsgrupp

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Hanteringssystemet för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Inrullning av digital enhet
  • Hantering av digital enhet
  • Distribution av appar

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Samtliga personuppgifter gallras med automatik ut senast 1 månad efter att en elev slutar sin skolgång inom Jönköpings kommuns grund- eller gymnasieskola.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Från Användarregister som hanteras av IT-avdelningen i Jönköpings kommun hämtas elevens namn och användarnamn

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Lärplattform - Vklass

Lärplattformen Vklass används internt och externt inom skolan både med administrativa och pedagogiska syften.

För dig som går på Kulturskolan heter lärplattformen SpeedAdmin.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Personnummer
  • Skolenhet
  • Undervisningsgrupp/-ämne
  • Klassplacering
  • Närvaro/frånvaro
  • Individuell utvecklingsplan ("IUP")
  • Läxresultat/provresultat
  • Skriftliga omdömen
  • Hittills uppnådda mål (preliminära kunskapsomdömen som lärare sätter under pågående termin/kurs)
  • Logg användaraktivitet
  • Profilbild (om elev aktivt väljer att lägga in en egen sådan)
  • Instrument (för elev i kulturskolan)

Vi hanterar följande uppgifter om en vårdnadshavare till en elev i skolan:

  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Personnummer
  • Logg användaraktivitet
  • Användarnamn
  • Lösenord

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i lärplattformen för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Hantera läxor och inlämningsuppgifter
  • Hantera Individuell utvecklingsplan ("IUP")
  • Hantera kunskapsbedömning
  • Hantera närvaro/frånvaro
  • Hantera informationsflöden
  • Hantera arbetsplatsförlagt lärande ("APL") inom gymnasieskolan
  • Hantera Praktisk arbetslivsorientering ("PRAO") inom grundskolan
  • Hantera bokning inom kulturskolan

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som lagras i lärplattformen gallras ut efter hand efter på förhand fastställda tidsintervall enligt en så kallad arkivplan. Leverantören är även enligt avtal bunden att gallra enligt en särskild gallringsinstruktion.

Generellt gäller att personuppgifter gallras ut från systemet efter tre år.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, grupptillhörighet, klass, årskurs, skolhuvudman, skolform, skolenhet, skolområde, skolenhetskod. Här hämtas även personals namn, personnummer, användarnamn och e-postadress

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Microsoft 365

Microsoft 365 används internt och externt inom skolan både med administrativa och pedagogiska syften.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefon
  • Användarnamn (till kommunens nätverk)
  • Skolenhet
  • Klass-/grupptillhörighet
  • Logg användaraktivitet
  • Profilbild (om elev aktivt väljer att lägga in en egen sådan)
  • Systemroll ("elev")
  • Användarnamn
  • Användarnamn i e-postform (elevs användarnamn@edu.jonkoping.se)

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Vklass för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Hantering av åtkomst till information, filer och appar
  • Praktiskt arbete med informationsflöden, filer och appar
  • Hantering av automatskapande av grupper
  • Manuellt skapande av grupper och Teams

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Den interna användaren av Microsoft 365 är bunden till att gallra dokument och annat innehåll enligt särskilda skriftliga anvisningar.

De personuppgifter som i övrigt lagras i systemet/tjänsten är hårt kopplade till användaren. Så länge hen finns inskrivna i en av utbildningsförvaltningens skolverksamheter eller är anställda så lagras personuppgifter i systemet. Dessa försvinner så fort eleven ej längre är anställd eller personal ej längre är anställd.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, grupptillhörighet, klass, årskurs, skolhuvudman, skolform, skolenhet, skolområde, skolenhetskod. Här hämtas även personals namn, personnummer, användarnamn och e-postadress

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Plattform för digitala läromedel - Skolon

Plattform för digitala läromedel används internt inom skolan för att ge elev tillgång till digitala läromedel och ge skolan möjlighet att kontrollera vilka personuppgifter som sprids till läromedelsleverantörer.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Personnummer
  • Användarnamn
  • Grupptillhörighet
  • Klass
  • Skolenhet

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Vklass för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Tillgängliggörande av digitala läromedel och övriga lärresurser för elever och lärare
  • Hantering av licenser

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Användarinformation lagras i systemet så länge en elev finns inskriven vid en verksamhet inom Jönköpings kommun och så länge en personal är anställd inom kommunens utbildningsförvaltning.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, grupptillhörighet, klass, årskurs, skolhuvudman, skolform, skolenhet, skolområde, skolenhetskod. Här hämtas även personals namn, personnummer, användarnamn och e-postadress

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Schemasystem - Skola24/TimeEdit

Schemasystem används internt inom skolan för att organisera elevens arbetsdag och samordna skolans resurser för att möta elevens behov.

Vilka personuppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Kön
  • Personnummer
  • E-postadress
  • Grupp/ämne
  • Klassplacering
  • Undervisningstid
  • Individuell studieplan inom gymnasieskolan

Varför hanterar vi dessa uppgifter?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Vklass för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Skapa schema för elev
  • Hantering av resursfördelning

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter lagras i systemet så länge en elev är inskriven vid en skolenhet.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Jönköpings kommuns IT-avdelning som hanterar digitala identiteter via Microsoft Identity Manager ("MIM") från vilket barn/elevs namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, grupptillhörighet, klass, årskurs, skolhuvudman, skolform, skolenhet, skolområde, skolenhetskod. Här hämtas även personals namn, personnummer, användarnamn och e-postadress

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Inga personuppgifter överförs via integrationer eller på annat sätt till annan personuppgiftsansvarig

Skolskjutssystem - Optiplan

Skolskjutssystem används inom skolans verksamheter för att svara upp mot huvudmannens skyldighet att erbjuda skolskjuts i de fall sådan finns.

Vilka uppgifter finns sparade?

Vi hanterar följande uppgifter om en elev i skolan:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Fastighetsbeteckning
  • Skolskjutsbehov

Varför hanterar vi dem?

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i Hanteringssystemet för att kunna hantera myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse inom följande områden:

  • Hantering av huvudmannens skyldighet att erbjuda skolskjuts

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter lagras i systemet så länge en elev är inskriven vid en skolenhet.

Hämtas personuppgifter från annan personuppgiftsansvarig och i så fall varifrån?

Personuppgifter hämtas in i lärplattformen från följande annan personuppgiftsansvarig:

  • Från annan personuppgiftsansvarig inom Jönköpings kommuns organisation - tekniska förvaltningen - hämtas via Geografiskt informationssystem uppgifter om adress, gatubeteckningar, vägbeteckningar och fastighetsbeteckningar

Lämnas personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig och i så fall vart?

Personuppgifter lämnas till annan personuppgiftsansvarig enligt följande:

  • Leverantören av systemet/tjänsten som är personuppgiftsbiträde i förhållande till utbildningsförvaltningen hanterar uppgifter om elevs namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning

 


Hur får du ut vilka personuppgifter som finns sparade?

Om du önskar få ut en förteckning över de personuppgifter som finns lagrade om dig i våra system - se kontaktuppgifter nedan.

Kontakt för att få ut personuppgifter för grundskolan

Kontakt för att få ut personuppgifter för gymnasieskolan