Deltagande på distans vid fullmäktigesammanträden

Utgångspunkten är precis som tidigare att sammanträden genomförs som fysiska möten. Deltagande på distans sker i undantagsfall, när sammanträde måste hållas och ett beslutsmässigt fullmäktige inte kan sammanträda på vanligt sätt. Ledamöter som deltar på distans ska i likhet med övriga tjänstgörande anges i protokollet (1:a sidan) under rubriken ”Beslutande” med tillägget ”deltar på distans”.

En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande på fullmäktiges sammanträde under förutsättning att följande krav är uppfyllda (KL 5:16):

1. Ljud- och bildöverföring måste ske i realtid.
2. Samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor under hela sammanträdet.

Utifrån den tolkning som Sveriges kommuner och regioner gör innebär det här att det ska vara en ljud- och bildlänk med rörliga bilder. Om länken bryts så kommer deltagaren inte längre att anses närvarande. Det kan inte vara så att deltagaren själv väljer att ha sin video avstängd och ingen annan ser hen, utan endast en stillbild. I så fall är kravet i lagen inte uppfyllt. Presidiet och övriga som sitter i sammanträdeslokalen ska kunna se distansdeltagaren och vice versa och distansdeltagarna ska kunna se o höra varandra.

Deltagande på distans kan inte genomföras i ärenden där sluten omröstning tillämpas, då den tekniska utrustningen för distansdeltagande som erbjuds i kommunen i nuläget inte uppfyller kraven på sluten omröstning (KL 5:54). Ett sådant ärende kan alltså inte hanteras på ett sammanträde där ledamöter deltar på distans, se under rubriken Omröstning, votering längre ned på sidan.

En ledamot som deltar på distans ska anses som närvarande vid sammanträdet och har därmed rätt till sammanträdesarvode.

Den lösning som tillhandahålls för att genomföra sammanträden på distans är att ledamöterna ansluter via Teams från sin kommunala iPad (OBS: Teams-appen måste finnas installerad i iPaden). Finns möjlighet går det också bra att ansluta från en dator under förutsättning att den är utrustad för videomöten (kamera och mikrofon).

Manual för att ansluta till Teams videomöte via iPad eller dator kan du hämta i receptionen på Rådhuset i Jönköping.

OBS! För att slippa störningar är det viktigt med en stabil uppkoppling till internet. Vid uppkoppling via externt nätverk är det inte möjligt för kommunens IT-avdelning att ge support. Anslutning via mobilnätet (4G) avråds bestämt.

Fullmäktige bestämmer enligt kommunallagen tid och plats för sina sammanträden (KL 5:12).

Sammanträdet ska alltid genomföras på en bestämd plats men – efter beslut från ordföranden – med möjlighet för ledamöter/ersättare att delta på distans (KL 5:13 samt 5:16).

Ordföranden måste vara fysiskt närvarande på den plats där det fysiska mötet äger rum då denne har ett ansvar för att leda sammanträdet och upprätthålla ordningen, vilket innefattar bl.a. att upprätta talarlista, hålla ordning på framställda yrkanden och tillse att alla får yttra sig inför beslut.

Distansdeltagare kommer att få särskild information med länk till sammanträdet i Teams. Informationen skickas till den förtroendevaldes e-post (förnamn.efternamn@jonkoping.se).

Kontroll av utrustning
Det är viktigt att en förtroendevald som ska delta på distans kontrollerar sin utrustning i god tid före sammanträdet. Det gäller både den tekniska utrustningen i form av iPad och headset likväl som funktionalitet i Teams när det gäller att appen finns installerad och att det fungerar att ansluta till mötet, starta videosändning, sätta på/stänga av sin mikrofon etc. För att ljudet ska bli så bra som möjligt ska headset (hörlurar med mikrofon) användas. Finns det möjlighet att använda dator med trådbunden anslutning till internet är detta att rekommendera.

Beslutsunderlag
Om deltagande på distans sker via Ipad måste appen Teams vara aktiv hela tiden. Det går alltså inte att växla till Netpublicator då videosändningen i Teams avbryts. Ledamot som deltar på distans behöver därför ta del av beslutsunderlag på annat sätt. Används dator för att ansluta till sammanträdet kan den förtroendevalde ta del av beslutsunderlagen via Netpublicator på samma sätt som tidigare. Används Ipad för att ansluta till Teams behöver beslutsunderlaget tillgängliggöras på annat sätt än via Netpublicator. Underlag i pappersform kan beställas från Stadskontorets kanslienhet minst en vecka innan sammanträdet.

Fullmäktige kan fatta beslut om minst hälften av ledamöterna (inklusive tjänstgörande ersättare) är närvarande (KL 5:45). Ledamöter som deltar på distans enligt förutsättningarna i 5:16 ska betraktas som närvarande.

Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas (KL 5:16). Se vidare under rubriken ”Om ljud och/eller bildöverföring bryts”.

Distansdeltagare på mötet måste ha ansiktet synligt för att ordförande ska kunna säkerställa att de har rätt att närvara. Det är viktigt att den som deltar på distans syns i bild under hela sammanträdet, vilket distansdeltagaren själv ansvarar för.

Ledamot som deltar på distans begär ordet/replik genom att skriva ”Ordet” eller ”Replik” i chatt-funktionen i mötesappen.

Ledamot som deltar fysiskt i sammanträdeslokalen begär ordet genom att använda sammanträdesdosan enligt gällande rutin.

Ordföranden ansvarar för att upprätta en talarlista baserat på närvarande ledamöter som begär ordet och de som deltar på distans och som genom chatt-funktionen begär ordet.

Öppen omröstning genomförs genom att distansdeltagarna ropas upp en efter en och avger sin röst.

Slutna omröstningar kan inte genomföras på distans då de inte kan uppfylla krav på valhemlighet.

Om en ledamot som deltar på distans och anmäler jäv träder en ersättare in enligt samma rutin som för ledamöter som närvarar vid det fysiska mötet. (KL 6:28-30).

Ledamot som deltar på distans bör på samma sätt som ledamot som deltar på plats, kunna lämna sammanträdet för en kortare paus utan att anses ha lämnat mötet. För tydlighetens skull ska ledamoten meddela ordföranden detta via chattfunktionen i Teams genom att skriva ”Paus”. OBS! Detta får dock inte ske under beslutfattande.

Om sammanträdet ajourneras för överläggning inom partierna/partigrupperna bör anslutningar till ledamöter som deltar på distans upprätthållas. Under sådana överläggningar ansvarar partierna för att sköta kontakt med egna ledamöter som deltar på distans t.ex. genom telefon.

En ledamot som deltar på distans vid sammanträdet måste ha ansiktet synligt för att ordföranden ska kunna säkerställa närvaron. Om anslutning till distansdeltagare kraftigt försämras eller bryts bör den aktuella ledamoten försöka att snarast återupprätta anslutningen. Om bild- eller ljudkvalitén försämras eller förbindelsen bryts mer varaktigt kan det hanteras på flera olika sätt:

• En ersättare kan kallas in att tjänstgöra istället för den distansdeltagande ledamoten,
• Om kravet på beslutsförhet är uppfyllt även utan den distansdeltagande ledamoten kan sammanträdet fortsätta utan denne och, om så inte är fallet kan sammanträdet ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor,
• Om flera av de distansdeltagande ledamöterna faller bort kan det medföra att sammanträdet måste avslutas.

Ordföranden ansvarar för att både fysiskt närvarande och distansdeltagare syns i bild när de talar.

Mötet ska inledas med ett upprop och att ljud- och bildöverföring fungerar och håller god kvalitet (KL 5:16). Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av god kvalitet har återupprättats (KL 5:16). Om ej anslutning går att upprätta se åtgärder under rubriken ”om ljud och/eller bildöverföring bryts”.

Ordföranden ansvarar för att upprätta en talarlista baserat på närvarande ledamöter/ersättare som begär ordet och de som deltar på distans och som genom chatt-funktionen begär ordet. Då viss tidsfördröjning kan uppstå i chatt-funktionen ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter/ersättare att begära ordet.

Ordförande ska tillse att både fysiskt närvarande och distansdeltagare syns i bild när de talar (KL 5:16).

När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll att samtliga distansdeltagare fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet för att säkerställa att inga fler talare finns på talarlistan och att alla yrkanden har fått framställas.

Efter att ordförande ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna tid för att kunna begära votering, då detta bedöms ta längre tid än vanligt i det fall det begärs av ledamot som deltar på distans.

Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att distansdeltagare getts möjlighet att anmäla reservation (KL 5:16).

Var noggrann med att kontrollera din utrustning i god tid före mötet. Kontrollera även att du kan ansluta till mötet via Teams och att du känner till de olika funktionerna i systemet.

För att ljudet ska bli bra för alla ska ett headset (hörlurar och mikrofon) användas. Kom ihåg att alltid ha kameran på samt att du stänger av mikrofonen när du inte talar.

Några tips för att ett möte på distans ska bli så bra som möjligt:

• Placera dig på en tyst plats utan bakgrundsljud.
• Använd headset.
• Om du använder iPad bör du ha laddaren inkopplad hela tiden. Ett videomöte tar mycket på batteriet. Finns möjlighet, använd helst en dator.
• Sätt på mikrofonen när ordföranden tilldelat dig ordet. Stäng av mikrofonen när du inte talar.
• Se till så du hela tiden syns bra i kameran, undvik att sitta i motljus.