Grundskola, gymnasieskola - hantering av personuppgifter

Här hittar du information om hur vi hanterar elevers och vårdnadshavares personuppgifter inom grund- och gymnasieskolan.

Då begreppet "grundskolan" används nedan omfattar det även anpassad grundskola och specialskola. Då begreppet "gymnasieskola" används nedan omfattar det även anpassad gymnasieskola.

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden i Jönköpings kommun är ansvarig för behandlingen av vårdnadshavares och barnens personuppgifter inom kommunens grundskola.

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har motsvarande ansvar vad det gäller de gymnasieskolor som drivs i kommunens regi.

Om ditt barn går på en friskola är den privata aktör som driver skolan ansvarig och informationsskyldig.

Du med skyddad identitet

Om du som elev/vårdnadshavare har beslut från Skatteverket om skyddade personuppgifter har skolan rutiner för att hjälpa och stödja.

Den kommunala skolan har rutiner för att upptäcka om vi får in elever med skyddade personuppgifter. Kontakta oss gärna ändå gärna - du hittar kontaktuppgifter till ansvarig rektor via länken nedan.

Viktigt är då att du inte röjer dina personuppgifter, t.ex. genom att skicka mejl via en mejladress där ditt namn ingår. Vi kommer vilja att du identifierar dig i kontakten med oss. Vi kommer behöva träffas för vidare dialog.

Om du som elev går på en friskola är den aktör som driver förskolan ansvarig för att stödja dig. Kontakta skolans personal för mer information.

www.jonkoping.se - kontaktuppgifter till rektor vid din kommunala grundskola Öppnas i nytt fönster.

www.backadal.se - kontaktuppgifter till rektorer vid Bäckadalsgymnasiet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

www.sandauc.se - kontaktuppgifter till rektorer vid Sandagymnasiet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

www.edgymnasiet.se - kontaktuppgifter till rektorer vid Erik Dahlbergsgymnasiet Länk till annan webbplats.

www.perbrahe.se - kontaktuppgifter till rektorer vid Per Brahegymnasiet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Därför behandlar vi dina personuppgifter - ändamål och rättslig grund

Skolan har ett behov av att behandla personuppgifter för att kunna administrera elevens skolgång och svara upp mot kommunens skyldigheter enligt gällande lag.

Vi lutar oss därför som regel mot Dataskyddsförordningens ändamål "Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse".

Nedan kan du ta del av mer detaljerad information om vad vi gör med dina personuppgifter och vilken lag behandlingarna grundar sig i.

Vi behandlar ett antal personuppgifter om elev och vårdnadshavare för att kunna svara upp mot våra skyldigheter. Nedan ser du vilka:

Uppgifter om elever

Elevs namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, telefonnummer, klassplacering, skolenhet, modersmål, syskon, vårdnadshavare, startdatum skolplacering, slutdatum skolplacering, kostbehov, närvarodata, hälsodata, vaccinationsdata, serienummer

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

• Fritidshemsavdelning behandlas för elev i grundskolan om hen är inskriven vid kommunal grundskola och vårdnadshavare/elev nyttjar fritidshemserbjudande
• Behov särskilt stöd behandlas för elev i grund- och gymnasieskolan om utredning om särskilt stöd genomförts samt beslut om sådant fattats och genomförts
• Behov av anpassad studiegång behandlas för elev i grundskolan om beslut om anpassad studiegång fattats av rektor och genomförts
• Foto behandlas:
  • Om elev i grund- och gymnasieskolan sparat upp profilbild i lärplattform
  • Vid skapande och hantering av ID-kort för gymnasieelever
• Skyddade personuppgifter behandlas för elev i grund- och gymnasieskola om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns för att svara upp mot patientdata- och hälso- och sjukvårdslagarnas krav vid hantering av medicinsk elevjournal
• Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för elever i grund- och gymnasieskolan samt för vårdnadshavare för omyndig elev om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och beslut från rektor om pseudonymisering har fattats

Uppgifter om vårdnadshavare (till omyndig elev)

Vårdnadshavares namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, e-postadress, barn, telefonnummer, arbetsgivare, inkomst, barn, meddelande, bokad tid, ev. pseudonumiserade personuppgifter

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

• Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för vårdnadshavare till omyndiga elever i grund- och gymnasieskolan om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och beslut från rektor om pseudonymisering har fattats

Behandling av uppgifter du inte själv lämnat

Grunddata om elever och vårdnadshavare, till exempel namn, personnummer och adress, hämtas automatiskt löpande till utbildningsförvaltningens barn- och elevregister från Skatteverkets kommuninvånarregister.

Syftet med detta är att föda utbildningsförvaltningens olika processer med korrekt grunddata.

Mottagare av dina uppgifter

Det är endast de personer hos oss som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter som tar del av din ansökan och dina uppgifter.

Vi delar också med oss av dina personuppgifter till aktörer som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan behandling regleras med ett avtal och enligt våra instruktioner.

Personuppgiftsbiträden som vi anlitar:

• Creaza A/S levererar systemsviten Creaza som används för att skapa mindmaps, redigera ljud samt skapa enkla tecknade serier
• Dugga AB levererar systemet Dugga som används för att skapa och hantera digitala prov
• ILT Inläsningstjänst AB levererar flera system:
  • Aski Raski - kartlägga och stödja läsutveckling
  • Begreppa - tillgängliggöra stödmaterial för elevers begreppsförståelse
  • Inästa läromedel - tillgängliggöra inlästa läromedel
  • Polyglutt - tillgängliggöra inläst barnlitteratur
  • Polylino - tillgängliggöra inläst skönlitteratur
• ITCM AB levererar systemet Praxo som används för att administrera Praktisk arbetslivsorientering (PRAO) i grundskolan och Arbetsplatsförlagt lärande (APL) i gymnasieskolan
• Magma radish AB levererar systemet Magma som används som stöd i matematikundervisning
• Matilda Foodtech AB levererar systemet Matilda där vi administrerar elevers kostbehov
• Microsoft corporation levererar systemet Microsoft 365 som vi använder för att lagra och administrera elevernas skolarbete
• Myndigheten för tillgängliga medier levererar systemet Legimus som används för att tillgängliggöra inläst skönlitteratur
• Nova Software AB levererar systemet Skola24 som vi använder för att skapa och administrera elevschema
• Omnissa corp levererar systemet Workspace One som vi använder för att administrera digitala enheter
• Optiplan AB levererar systemet Optiplan som vi använder för att administrera skolskjuts i grundskolan
• Prorenata AB leverar systemet Prorenata som vi använder bland annat för att administrera elevjournal och rektors elevakt
• Skolon AB levererar systemet Skolon som vi använder för att tillgängliggöra och administrera digitala lärresurser
• SLI education AB levererar systemet SLI som används för att tillgängliggöra filmbaserat undervisningsmaterial
• SpeedAdmin A/S levererar systemet Speedadmin som används för att administrera kulturskoleaktiviteter
• Sveriges kommuner och regioner (SKR) levererar systemet Digilys som används för systematiskt kvalitetsarbete
• TietoEvery AB levererar systemen Edlevo som är huvudregister för data om elever och vårdnadshavare samt även systemet ProCapita som används för att administrera antagning till gymnasieskolan
• Turnitin corp levererar systemet Ouriginal som används för plagiatkontroll
• Vklass AB levererar tjänsten Vklass där vi hanterar ett antal skoladministrativa processer, till exempel närvaro, schemavisualisering

Vi kommer att lämna ut handlingar enligt offentlighetsprincipen om någon person begär ut dem

Tredje land

Elevers personuppgifter hanteras i tredje land eftersom elever och personal nyttjar tjänsten Microsoft 365, som är en amerikanskägd molntjänst.

Lagringsperiod

Om inte lagen föreskriver annat sparas barns och vårdnadshavares som regel antingen ett år i taget eller så länge som barnet finns inskrivet vid en specifik grund- eller gymnasieskola tillhörande utbildningsförvaltningens organisation.

Gallringsperioden styrs i första hand av lag och i andra hand av kommunens egna så kallade arkivbildningsplaner.

Förekomst av automatiska beslut och profilering

Inga automatiska beslut eller profilering förekommer.

Dina rättigheter

För att utöva dina rättigheter ska du kontakta ansvarig förvaltning direkt eller kontakta kommunens kontaktcenter.

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

• Information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• Tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

• Rättelse av dina personuppgifter
  • Namn är generellt svåra att rätta eftersom våra uppgifter som regel kommer från Skatteverkets register. För ändring behövs namnbyte enligt Skatteverkets anvisningar.
  • Kontaktuppgifter rättas genom att ändra de uppgifter som finns sparade i lärplattform (Vklass)
• Radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
• Begränsning av behandling av dina personuppgifter
• Att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
• Att dra tillbaka ett samtycke
  • Normalt hanterar vi ej samtycken inom skolan, men om så ändå skett har du rätt att dra tillbaka det

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Integritetsskyddsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.