search
Sök
menu
Meny

Deltagande på distans vid nämndsammanträden

Nu kan du delta på distans vid nämndsammanträden. Det ökar möjligheten för nämnder att vara beslutsföra under coronapandemin.

Kommunfullmäktige beslutade 2020-04-16 § 66 om ett tillägg till allmänna bestämmelser för Jönköpings kommuns nämnder som möjliggör detta deltagande på distans vid sammanträden. Beslutet gäller till och med 2020-10-31.

Här finns information om vad som gäller vid tillämpning av ett sammanträde med deltagare på distans samt hur ett sammanträde på distans går till.

Tillämpning av sammanträde med deltagare på distans ­— det här gäller


Deltagande och närvaro på distans sker i undantagsfall

Huvudregeln är att ledamot/ersättare ska delta fysiskt vid nämndens sammanträde och att den fastställda ordningen för inkallande av ersättare används när ordinarie ledamot har förhinder.

Deltagande på distans ska endast ske om det finns särskilda skäl. Hit räknas de fall då nämnden riskerar att inte vara beslutsmässig. Ledamöter som deltar på distans ska i likhet med övriga tjänstgörande anges i protokollet (1:a sidan) under rubriken ”Beslutande” med tillägget ”deltar på distans”.

De ledamöter och ersättare som ingår i någon av de riskgrupper, som utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer inte ska delta i sociala sammanhang, har möjlighet att närvara vid sammanträdet på distans. Dessa räknas inte som deltagare vid sammanträdet och har därmed inte rätt att lämna yrkanden eller delta i beslut. De har däremot rätt att under överläggningen av ett ärende yttra sig. De som närvarar anges i protokollet (1.a sidan) under rubriken ”Övriga närvarande”.

Mötesordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Mer information om covid-19 och riskgrupper på Folkhälsomyndughetens webbsidalänk till annan webbplats

Förutsättningar för deltagande

En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande på nämndens sammanträde under förutsättning att följande krav är uppfyllda (5:16 och 6:24 Kommunallagen):

  1. Ljud- och bildöverföring måste ske i realtid.
  2. Samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor under hela sammanträdet.
  3. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Begränsningar

Deltagande på distans kan inte genomföras i ärenden där sluten omröstning tillämpas. Den digitala plattformen i Netpublicator för distansdeltagande som erbjuds uppfyller inte kraven på sluten omröstning (KL 6:24) i nuläget. Ett sådant ärende kan alltså inte hanteras på ett sammanträde där ledamöter deltar på distans.

Läs mer om omröstning/votering

Sekretess och deltagares ansvar under distansmöte

Informationen i Netpublicator är krypterad och IT-avdelningen bedömer därför att systemet har tillräcklig säkerhet för att hantera sekretessbelagd information. Skriftlig sekretessbelagd information delas enligt rutinen i Netpublicators dokumentfunktion.

Observera att alla som har tillgång till möteshandlingarna i Netpublicator även har möjlighet att ansluta till det specifika videomötet. Nämnder uppmanas därför att undvika att hantera sekretessbelagd information i ett videomöte.

Deltagare i mötet har, var och en, ansvar för att leva upp till sekretess:

  • Ordföranden har ansvar för att sammanträdet genomförs så att ingen utanför mötet kan ta del av det som sägs och uppgifter som behandlas. Genom att ställa frågor till distansdeltagare försäkras att detta inte sker. Om det inte kan garanteras bör ordföranden inte tillåta det deltagandet på distans. Om frågan uppstår under sammanträdet återstår för ordförande att kalla in en ersättare att tjänstgöra istället för den deltagande ledamoten.

  • Varje ledamot har ansvarar för att sekretessbelagda uppgifter inte röjs, till exempel att sammanträdeshandlingarna hanteras på ett omdömesfullt sätt.

  • Den ledamot som deltar på distans ansvarar för att ingen utanför mötet kan ta del av bild och ljud.

Hantering av personuppgifter

Det lagras inga personuppgifter från ett distansmöte via Netpublicator. De personuppgifter som lagras är endast de som finns för respektive användare sedan tidigare i Netpublicators funktion för att ta del av beslutsunderlag.

Arvode

En ledamot som deltar på distans anses som närvarande vid sammanträdet och har därmed rätt till sammanträdesarvode.


Så här går ett distansmöte till ­— tips och förhållningssätt


Anslutning till distansmöte sker via Netpublicator

Den digitala plattformen som erbjuds för att genomföra sammanträden på distans finns i Netpublicator. Ledamöter som ska delta på distans ansluter sig alltså via Netpublicator från sin kommunala iPad. Det går också bra att ansluta från en dator förutsatt att den är utrustad med kamera och mikrofon. Anslutningen sker då via Netpublicators hemsida. Se manualen del 2, särskilt kraven på webbläsare.

Användarmanual: anslut till Netpublicator distansmöte via iPad eller dator (pdf, 1.8 MB)

Uppkoppling och möjlig support

För att slippa störningar är det viktigt med en stabil uppkoppling till internet. Vid uppkoppling via externt nätverk är det inte möjligt för kommunens IT-avdelning att ge support. Anslutning via mobilnätet (4G) avråds bestämt.

För att support ska finnas tillgänglig under distansmötet behöver detta bokas i god tid, senast fyra dagar innan mötet.
Boka via: netpublicator@jonkoping.se
Ange datum, tid och kontaktperson för videmötet i din bokning.

I samband med att bokning sker lämnas också information ut om vilken anknytning som gäller för supporten under tiden för distansmötet. Observera att den vanliga IT-supporten inte kan kontaktas i ärenden som rör Netpublicator Video Meet.

Inför ett distansmöte — ansvar och förberedelser

Nämnderna bestämmer enligt kommunallagen tid och plats för sina sammanträden (KL 6:23). Sammanträdet ska alltid genomföras på en bestämd plats men, efter beslut från ordföranden, med möjlighet för ledamöter/ersättare som har särskilda skäl att delta på distans (KL 6:23-24).

Ordförandes ansvar

Ordföranden måste vara fysiskt närvarande på den plats där det fysiska mötet äger rum, eftersom hen ansvarar för att leda sammanträdet och upprätthålla ordningen. Det innefattar bland annat att upprätta talarlista, hålla ordning på framställda yrkanden och se till att alla får yttra sig inför beslut. Lokal med videoutrustning finns i rådhuset och hoven i Jönköping samt i stadshuset i Huskvarna.

Deltagande på distans

För att förutsättningarna för deltagande på distans ska bli så bra som möjligt behöver ledamot/ersättare som önskar delta på distans anmäla det till respektive nämnds kansli snarast möjligt, men senast fyra dagar innan sammanträdet. Detta för att exempelvis sammanträdeslokalen ska kunna utrustas för videomöte.

Ett ”provsammanträde på distans” innan ordinarie sammanträde

Inför sammanträdet är det viktigt att samtliga distansdeltagare kontrollerar sin utrustning för att slippa störningar under sammanträdet. En rekommendation är att samtliga som fått ordförandens godkännande att delta på distans kopplar upp sig för ett ”provsammanträde” i god tid innan det ordinarie sammanträdet. Detta behöver samordnas av respektive kansli.

Kontroll av uppkoppling och utrustning innan sammanträdet

Det är viktigt att en ledamot/ersättare som vill delta på distans kontrollerar sin utrustning i god tid före sammanträdet. Det gäller både den tekniska utrustningen i form av iPad och headset samt funktionalitet i Netpublicator.

Gå igenom följande:

  • Se till att appen för Netpublicator är installerad på iPad
  • Kontrollera så att appen Netpublicator samt iPad är uppdaterade till senaste programversion
  • Testa att ansluta till mötet genom att starta videosändning
  • Kontroller funktionen för att sätta på och stänga av mikrofonen
  • Testa ditt headset och se till att det är utrustat med mikrofon. Headset rekommenderas för att ljudet ska bli så bra som möjligt

Förutsättningar för beslut och närvaro

Nämnder och styrelser kan fatta beslut om minst hälften av ledamöterna (inklusive tjänstgörande ersättare) är närvarande (KL 6:27). Ledamöter som deltar på distans enligt förutsättningarna i 5:16 samt 6:24 ska betraktas som närvarande.

Distansdeltagaren ansvarar för att sitta avskilt när denne kopplar upp sig till mötet så att ingen utanför mötet kan ta del av vad som sägs (6:25 KL samt OSL). Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas (KL 6:24).

Läs mer under rubriken ”Om ljud- och bildöverföring bryts”

Distansdeltagare på mötet måste ha ansiktet synligt för att ordförande ska kunna identifiera deltagaren och säkerställa att hen har rätt att närvara. Det är viktigt att den som deltar på distans syns i bild under hela sammanträdet, vilket distansdeltagaren själv ansvarar för. Den som deltar på distans har också ett ansvar för att ingen utanför mötet kan ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas (KL 6:25 och OSL).

Handlingar till sammanträdet finns tillgängliga som vanligt, via Netpublicator.

Så begär du ordet

Vid distansdeltagande: Ledamot/ersättare begär ordet genom att skriva sitt namn i chatt-funktionen i mötesappen.

Vid fysiskt deltagande: Ledamot/ersättare i sammanträdeslokalen begär ordet genom att räcka upp handen.

Ordföranden ansvarar för att upprätta en talarlista baserat på närvarande ledamöter/ersättare som begär ordet och de som deltar på distans och genom chatt-funktionen begär ordet.

Inled alltid med ditt namn: För att underlätta för samtliga deltagare att hänga med i ordningen rekommenderas alla som ges ordet att inleda sitt anförande med att säga sitt namn.

Omröstning/votering

Öppen omröstning genomförs genom att de beslutande ropas upp en efter en och då avger sin röst. Vid omröstning/votering måste det säkerställas att det är ledamöterna och inga andra som deltar i omröstningen.

Sluten omröstning bedöms i dagsläget inte vara möjligt att genomföra med deltagare på distans. Om sluten omröstning krävs ska ärendet bordläggas. Slutna omröstningar (6 kap 33 KL) ställer krav på att valhemligheten bevaras, att alla de beslutandes röster kommer med i rösträkningen och att alla ges möjlighet till insyn i förfarandet så att omröstningen inte kan manipuleras. Den digitala plattformen i Netpublicator uppfyller inte de kraven just nu och därför kan inte distansdeltagande ske vid sluten omröstning.

Jäv

Ledamot/ersättare som deltar på distans och anmäler jäv måste tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att avsluta anslutningen till mötet (KL 6:28-30). En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe. När det aktuella ärendet är hanterat behöver den aktuella ledamoten kontaktas, så att hen kan återansluta till sammanträdet.

Tillfällig paus

Ledamot som deltar på distans bör på samma sätt som ledamot som deltar på plats, kunna lämna sammanträdet under kortare tid för en teknisk paus, utan att hen anses ha lämnat mötet. Det får däremot inte ske under beslutfattande. För tydlighetens skull rekommenderas ledamoten i ett sådant fall att meddela ordföranden detta.

Ajournering

Om sammanträdet ajourneras för överläggning inom partierna/partigrupperna bör anslutningar till ledamöter som deltar på distans upprätthållas. Detta innebär att sammanträdeslokalen inte kan användas för överläggningar, då distansdeltagarna kan höra vad som sägs i denna lokal. Under sådana överläggningar ansvarar partierna för att sköta kontakt med egna ledamöter som deltar på distans till exempel genom telefon.

Presentationer

För att en presentation ska visas även för de som deltar på distans ska dessa visas genom Netpublicator. Det är viktigt att eventuella presentationer planeras in i förväg då en särskild anslutning behöver användas för detta.

Om ljud- och bildöverföring bryts

En ledamot som deltar på distans vid sammanträdet måste ha ansiktet synligt för att ordföranden ska kunna identifiera och säkerställa närvaron. Om anslutning till distansdeltagare försämras kraftigt eller bryts bör försök att återupprätta anslutningen göras.

Om bild- eller ljudkvalitén försämras eller förbindelsen bryts mer varaktigt kan det hanteras på olika sätt:

  • En ersättare kan kallas in att tjänstgöra istället för den distansdeltagande ledamoten,
  • Om kravet på beslutsförhet är uppfyllt även utan den distansdeltagande ledamoten kan sammanträdet fortsätta utan hen. Om det inte är så kan sammanträdet skjutas upp tills en förbindelse har återupprättats som ger förutsättningar att alla kan delta på lika villkor,
  • Om flera av de distansdeltagande ledamöterna faller bort kan det medföra att sammanträdet måste avslutas.

Om en ledamot under ett sammanträde avbrutit tjänstgöringen får denne åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna (se allmänna bestämmelser för Jönköpings kommuns nämnder), vilket bara bör gälla om ersättare från annat parti trätt in i ledamotens ställe.

Ordförandens ansvar

Det är ordförandens ansvar att sammanträdet genomförs på sådant sätt att inga utanför mötet kan ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas. Ordföranden ansvarar också för att både fysiskt närvarande och distansdeltagare syns i bild när de talar.

Det här ska ordföranden ansvara för och tänka på under distansmötet:

  • Mötet ska inledas med ett upprop där det säkerställs att distansdeltagare har rätt att närvara och att ljud- och bildöverföring fungerar och håller god kvalitet (KL 6:24).

  • Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av god kvalitet har återupprättats (KL 6:24).

  • En talarlista ska upprättas baserat på närvarande ledamöter/ersättare som begär ordet och de som deltar på distans och som genom chatt-funktionen begär ordet. Då viss tidsfördröjning kan uppstå i chatt-funktionen ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter/ersättare att begära ordet.

  • Både fysiskt närvarande och distansdeltagare ska synas i bild när de talar (KL 6:24).

  • När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll att samtliga distansdeltagare fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet. Detta för att säkerställa att alla yrkanden har fått framställas.

  • Efter att ordförande ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna tid för att kunna begära votering, då detta bedöms ta längre tid än vanligt.

  • Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att distansdeltagare getts möjlighet att anmäla reservation (KL 6:24).

Ledamotens ansvar

Var noggrann med att kontrollera din utrustning i god tid före mötet om du deltar på distans. Kontrollera även att du kan ansluta till mötet via Netpublicator och att du känner till de olika funktionerna i systemet.

För att ljudet ska bli bra för alla rekommenderas att ett headset med hörlurar och mikrofon används samt att du stänger av mikrofonen när du inte talar.

Några tips för att ett möte på distans ska bli så bra som möjligt:

  • Placera dig på en tyst plats utan bakgrundsljud
  • Använd headset som är utrustat med mikrofon
  • Se till att din iPad är laddad och att en laddare finns nära till hands. Ett videomöte tar mycket på batteriet.
  • Stäng av mikrofonen när du inte talar
  • Se till så du hela tiden syns bra i kameran, undvik att ha ljuset bakom dig.

Nämndsekreterarens ansvar

Nämndsekreterare ansvarar för att samtliga deltagare kallas till sammanträdet enligt gällande rutin. Det ska noteras i protokollet om vilka ledamöter som deltar på distans. Lämpligen anges detta under rubriken ”Beslutande” med tillägget ”Deltar på distans”.

Förtroendevalda som närvarar i mötet på distans men som inte räknas som beslutande anges i protokollet under rubriken ”Övriga närvarande”.

Se mer under rubriken ”Deltagande på distans sker i undantagsfall”

För att slippa problem under sammanträdet rekommenderas ett ”provsammanträde” för de deltagare som ska delta på distans. Som sekreterare har du möjlighet att lägga upp ett sådant sammanträde enligt samma rutin som för ett vanligt möte.

Om behov finns är det bra att, förutom anslutning, även gå igenom funktioner såsom:

  • Ansluta till Netpublicator Video Meet
  • Stänga av/sätta på mikrofon
  • Stänga av/sätta på videokamera
  • Läsa handlingar
  • Kommunicera via chattfunktionen
  • Byta bildvy