Grundläggande bestämmelser, värdegrund för föreningsbidrag och allmänna definitioner för föreningar

Säte, ändamål och värdegrund

• Föreningen ska ha sitt säte i Jönköpings
• Föreningen ska ha ett allmännyttigt ändamål och vara godkänd som bidragsberättigad av KFN.
• Föreningen ska ha ett organisationsnummer registrerat hos Skatteverket.
• Föreningen ska ha ett plus- eller bankgiro i föreningens namn.
• Föreningens verksamhet ska följa grundläggande bestämmelser och föreningen ska aktivt arbeta för att uppfylla KFN:s värdegrund. Förening, organisation eller annan sammanslutning som inte följer KFN:s värdegrund, kan fråntas rätten till bidrag.

Styrelse och stadgar

• Föreningen ska ha en officiellt vald styrelse och revisor.
• Föreningen ska ha antagit stadgar som har beslutats av årsmöte, där det tydligt framgår att alla som delar föreningens målsättning och följer föreningens stadgar och värderingar har rätt att bli medlem. Aktuella stadgar uppladdade och tillgängliga i KFF:s e-tjänstportal (mina sidor). Stadgarna behöver endast bytas ut om de har reviderats.
• Fritidsföreningar ska redovisa årshandlingar kopplat till ansökan om Årshandlingar för kulturföreningar redovisas senast 1 månad efter årsmöte. Aktuella årshandlingar är verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse, verksamhetsplan, budget och årsmötesprotokoll.
• Föreningens styrelse ska utse en eller vid behov flera så kallade föreningsadministratörer med fullmakt att ansvara för föreningens bidragsansökningar, uppdatering av föreningens kontaktuppgifter och närvaroregistrering i KFF:s e-tjänstportal – Mina Närvaroregistrering gäller ej kulturföreningar. Föreningsadministratören ska även vara väl insatt i KFN:s regler för bidrag till föreningar.
  

Medlemmar och verksamhet

• Föreningens ska ha minst 10 betalande medlemmar vid årets utgång och medlem ska ha fyllt 7 år, med undantag för sociala föreningar. Förutsättningar för sociala föreningar beskrivs under Definitioner för fritidsföreningar samt Bidrag till föreningar med social verksamhet.
  Bidrag och regler för fritidsföreningar

• Föreningen ska ha genomfört minst 10 godkända sammankomster under verksamhetsåret (senaste kalenderåret). Gäller ej kulturföreningar.
• Föreningen ska ha ett uppdaterat medlemsregister/medlemsmatrikel för innevarande år, för fritidsföreningar med medlemmens namn, adress, födelsedata ÅÅÅÅ-MM-DD, kön och en notering om medlemsavgiften är betald. För kulturföreningar gäller medlemmens namn, adress, enbart födelseår ÅÅÅÅ och notering om medlemsavgiften är betald.
• Aktiviteter i rekryteringssyfte, till exempel lovverksamhet och prova-på-tillfällen kräver inte medlemskap.
• Föreningen ska ha rutiner för att kontrollera begränsat registerutdrag för ledare som har direkt och regelbunden kontakt med barn och ungdomar.
• Föreningen ska registrera närvaro för sin verksamhet digitalt, det gäller alla föreningar som är bidragsberättigade för aktivitetsbidrag.
• Bidragsberättigad verksamhet ska vara drogfri.
• KFN:s uppdrag avser den fria tiden. Viss verksamhet under skoltid kan generera bidrag, sammankomsterna ska närvaroregistreras.
• Föreningen ska vara ansluten till en riksorganisation som får årligt stöd från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF), Riksidrottsförbundet (RF), annan godkänd riksorganisation eller statligt verk. Gäller ej kulturföreningar.

Räkenskaper, bokföring och ekonomi

• Föreningen ska ha ordnad bokföring med ett räkenskapsår som omfattar tolv månader.
• Föreningens räkenskapsinformation ska vara på svenska och redovisningsvalutan ska vara svenska kronor.
• Föreningens räkenskapsinformation ska bevaras i läsbar form i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Räkenskapsinformationen ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.
• Affärshändelser ska löpande bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
• För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Verifikationen ska ha ett verifikationsnummer som tydligt visar sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen. Affärshändelsen ska bokföras så snart det kan ske.

• Om en bokföringspost rättas, ska tidpunkt anges när rättelsen har skett och vem som gjort den.
• Varje räkenskapsår ska avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut.
• Ett årsbokslut ska bestå av en resultaträkning och en balansräkning. Beloppen i årsbokslutet ska anges i svenska kronor.
• Resultat- och balansräkningen ska upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av föreningens ställning och resultat.
• Balansräkningen ska redovisa föreningens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på balansdagen.
• Resultaträkningen ska redovisa föreningens samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret.
• Värdering av föreningens tillgångar ska göras enligt 4 kap i Årsredovisningslagen.
• Intäkt för medlemsavgift särredovisas i bokföringen.
• Förening som inkluderar privat verksamhet exempelvis vissa ridsportföreningar, ska särredovisa ideell respektive privat verksamhet i bokföringen.

Bidragsrutiner:

• Bidrag kan endast betalas ut till föreningens plus- eller bankgiro.
• Om föreningen har sektioner kan endast huvudföreningen ansöka om bidrag.
• KFN har rätt att hålla inne bidrag eller göra avräkning på bidrag till förening som har skulder till Jönköpings kommun.
• Ansökan som efter begäran om komplettering inte fullföljs inom angiven tid, avslås.
• Förening som beviljats bidrag är skyldig att ge full insyn i verksamheten genom att ställa handlingar och bokföring till förfogande för KFN/KFF vid en eventuell granskning. KFN/KFF kan besluta att extern revisor ska genomföra granskningen.
• Bidrag som beviljats på felaktiga grunder innebär återbetalningsplikt. Formellt beslut sker i KFN.
• KFN har rätt att göra undantag från gällande regler om det finns särskilda skäl. KFN/KFF kan prioritera viss verksamhet före annan och har tolkningsföreträde när det gäller KFN:s regler för bidrag till föreningar.
  

Fritidsföreningar kan inte få bidrag för:

• Modersmåls- och hemspråksundervisning, det är utbildningsförvaltningens ansvar.
• Religiös verksamhet som till exempel mässor, gudstjänster, ceremonier och högtidsfirande. Religiös undervisning.
• Deltagare i kurs som tar ut avgift per tillfälle och/eller anordnad av studieförbund.
• Kommersiella eller öppna arrangemang som exempelvis bingo eller tipspromenad.
• Partipolitisk verksamhet, med undantag för ungdomsförbund vars moderparti har mandat i Kommunfullmäktige i Jönköpings kommun.
• Verksamhet i supporter-, kamratförening eller annan stödförening, som har direkt syfte att stötta annan förening.

Kulturföreningar kan inte få bidrag för:

• Mediaproduktionen till exempel radio, tv, film, ljudinspelningar, webbplatser, tidningar, trycksaker, böcker och liknande.
• Verksamhet med övervägande politisk, religiös eller social inriktning.
• Verksamhet där välgörenhetsinsatser eller insamlingar till olika ändamål ingår.
• Firande av högtider till exempel valborg, första maj, tjugondedag knut och liknande.
• Intern verksamhet eller interna arrangemang till exempel årsmöte eller föreningsstämma.
• Jubileumsaktiviteter, kurser, konferenser, studieresor, utbyten eller liknande aktiviteter.
• Kostnader för mat, fester, fyrverkeri och liknande.
• Kulturinslag som ingår i andra sammanhang det vill säga sökande ska vara projektägare och huvudansvarig för den verksamhet som bidrag söks för.
• Verksamhet som arrangeras av, eller på uppdrag av företag, institutioner, stiftelser, ekonomiska föreningar, kommunala förvaltningar eller liknande, ej heller till samarbetsverksamhet där dessa är huvudarrangörer.
• Verksamhet som äger rum utanför Jönköpings kommun.
  

Bidrag till studieförbund

• För studieförbund gäller särskilda regler.

Regler för kommunbidrag till studieförbund Länk till annan webbplats.

Genom en gemensam värdegrund, vill KFN synliggöra och stimulera det värdegrundsarbete som bedrivs i föreningslivet och övrigt civilsamhälle. Föreningar, organisationer och andra sammanslutningar som får bidrag eller stöd av KFF ska aktivt arbeta för att uppfylla punkterna i värdegrunden.

• Demokratiska principer och värderingar
  Föreningen ska vara uppbyggd och arbeta enligt grundläggande demokratiska principer. Det innebär bland annat att medlemmarna ska kunna besluta om styrelsens sammansättning på årsmöten och att föreningen ska ha antagit stadgar som reglerar verksamheten.Verksamheten ska följa FN:s konventioner om mänskliga rättigheter. Föreningen ska aktivt motverka våld, rasism, diskriminering, kränkningar och kriminell verksamhet.
• Barnkonventionen och barns rättigheter
  Föreningar med verksamhet riktad till barn och unga ska utgå från FN:s barnkonvention. Verksamheten ska alltid utgå från barnens bästa och främja alla barns lika värde.
• Jämlikhet och jämställdhet
  Föreningen ska arbeta för jämlikhet och jämställdhet. Jämlikhet innebär att alla, oavsett etnicitet, sexualitet, kulturell eller social bakgrund, politiska eller religiösa åsikter eller funktionsnedsättningar, ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Jämställdhet innebär jämlikhet mellan olika kön. Alla ska bli bemötta med respekt och ha samma sociala status, oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck.
• Delaktighet och inflytande
  Föreningen ska skapa möjligheter för delaktighet och inflytande. Alla medlemmar, oavsett ålder, ska kunna få insyn i och påverka verksamheten. Medlemmarna ska kunna göra sina röster hörda, bli lyssnade på och få träning i demokratiska arbetsformer.
• Mångfald och inkludering
  Föreningen ska arbeta för mångfald och inkludering. Alla ska känna sig välkomna. Detta innebär att aktivt arbeta för fysisk och social tillgänglighet, motverka hinder för jämlikhet och skapa lika möjligheter för alla att delta. Inkludering är en process som ständigt behöver utvecklas.
• Drog- och tobaksförebyggande arbete
  Föreningen ska ha ett drog- och tobaksförebyggande förhållningssätt. Det innebär att stärka deltagarnas motståndskraft mot tobak, alkohol, narkotika och andra substanser genom positiv uppmärksamhet och stödjande miljöer. Föreningen bör ha en policy för arbetet med alkohol, narkotika, dopning och tobak (ANDT).
  
  Användning av droger skadar hälsan och skapar otrygghet i samhället. Droger definieras som substanser som verkar berusande, sinnesförändrande eller beroendeframkallande.

Föreningen har ett ansvar att hantera personuppgifter enligt gällande lagstiftning. Föreningen är personuppgiftsansvarig. För mer information se Dataskyddsförordningen, IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) och RF/SISU:s dokument (Behandling av personuppgifter, uppförandekod för idrottsrörelsen, gäller idrottsföreningar).

Jönköpings kommun följer gällande lagstiftning för att samla in personuppgifter. Det handlar om uppgifter för särskilda ändamål exempelvis om föreningsadministratörer eller för att kunna fördela bidrag.

• Personnummer används för att korrekt identifiera individer och utbetala rätt bidrag.
• För att säkerställa att deltagare eller ledare inte är registrerade vid flera sammankomster vid samma dag och tid.
• För att fördela skattemedel vilket innebär ett allmänt intresse för samhället.

Personuppgifterna skyddas bland annat genom att,

• Mobilt BankID krävs för att berörda föreningsföreträdare ska kunna logga in i KFF:s e-tjänstportal – Mina sidor.
  
• Systemleverantören uppfyller lagkrav kopplat till KFF:s e-tjänstportal – Mina sidor.

Bidragsberättigad förening

En bidragsberättigad förening är en allmännyttig ideell förening, som ansökt om att bli bidragsberättigad förening och officiellt godkänts av KFN.

Medlem – medlemsregister/-matrikel

• Som medlem räknas den som betalat medlemsavgift och finns registrerad i föreningens medlemsregister/medlemsmatrikel. En medlem ska vara minst 7 år.
• Medlemsregistret/medlemsmatrikeln ska innehålla medlemmens namn, adress, födelsedata ÅÅÅÅ-MM-DD, kön och en notering om medlemsavgiften är betald. För kulturföreningar gäller inte kön och enbart födelseår ÅÅÅÅ.
• Medlemsregistret/medlemsmatrikeln ska uppdateras varje år och sparas tillsammans med föreningens värdehandlingar i sju år.
• Om föreningen av ideologiska skäl inte tar ut medlemsavgift ska det stå inskrivet i stadgarna.
• En person som har supportermedlemskap eller som bara deltagit i enstaka arrangemang, kursverksamhet eller studiecirkel-/lärgruppsverksamhet räknas inte som medlem.

Årshandlingar

Årshandlingarna ska upprättas i läsbar form och vara skrivna på svenska. Med årshandlingar menas följande dokument:

• verksamhetsberättelse
• resultat- och balansräkning
• revisionsberättelse
• verksamhetsplan
• budget
• årsmötesprotokoll

Föreningsadministratören ansvarar för att beslutade dokument laddas upp via KFF:s e-tjänstportal - Mina sidor.

Civilsamhälle

Civilsamhälle är enligt Sveriges riksdags definition, ”En arena, skild från staten, marknaden och det enskilda hushållet, där människor, grupper och organisationer agerar tillsammans för gemensamma intressen”.