Redovisning för dig som är god man eller förvaltare

Tillgångsförteckning eller förteckning som det också kallas för lämnas in när uppdraget är helt nytt. Tillgångsförteckningen avges på heder och samvete och ska vara inlämnad senast två månader efter att du blivit ställföreträdare. I förteckningen ska du skriva upp huvudmannens tillgångar och eventuella skulder på den dag uppdraget började.

Huvudmannens samtliga banktillgångar och eventuella fastigheter eller bostadsrätter ska redovisas. Lösöre av större värde ska också redovisas i tillgångsförteckningen. Kom ihåg att varje tillgång bör redovisas separat, det underlättar både för dig som ställföreträdare och för den som granskar.

Tillgångarna redovisas utan ränta då räntan ännu inte är realiserad vid redovisningsdagen.

Gällande eventuella skulder ska de skulder som är fastställda och kända för dig som ställföreträdare redovisas. Obetalda fakturor räknas inte som skuld i det fall förfallodagen ännu inte varit.

Till skulder hör även eventuella lån som huvudmannen har. Har din huvudman ett bolån, billån eller studielån redovisar du detta under skulder.

Vilka underlag krävs för att redovisa en tillgångsförteckning?

• Kapital- och räntebesked per anordnandedatumet.
• Underlag som visar taxeringsvärde av eventuell fastighet.
• Underlag från bostadsrättsförening som visar ägandeskap.
• Underlag utvisande eventuella skulder.

Hur vet jag vilka tillgångar min huvudman har?

• Ta kontakt med de olika bankerna för att efterhöra om din huvudman är kund.
• Prata med din huvudman i det fall det är möjligt.
• Prata med eventuella anhöriga.
• För att veta om din huvudman har lösöre av större värde kan du titta på huvudmannens hemförsäkring. Där finns ett värde för lösöre angivet. Du kan även prata med huvudmannen eller dess anhöriga om det går och anses lämpligt.

Hur vet jag om min huvudman har skulder?

• Ta kontakt med Kronofogden och inkassobolag.
• Redovisa de skulder som är kända för dig.

Varje år ska du lämna in en årsräkning till överförmyndarenheten. Årsräkningen är en sammanställning över huvudmannens tillgångar, inkomster och utgifter under perioden. Årsräkningen avges på heder och samvete och ska vara inlämnad före den 1 mars varje år.

Årsräkningen sträcker sig normalt från den 1 januari – den 31 december. Har du blivit förordnad under året redovisar du från den dag du blev förordnad till 31 december. Du redovisar alltid för föregående år.

Tillgångar

Huvudmannens samtliga banktillgångar ska redovisas med ingående och utgående värde. Även eventuella kontanter, fastigheter, bostadsrätter och lösöre av större värde ska redovisas med ingående och utgående värde. Med ingående värde menas att du ska redovisa för det värde tillgångarna hade 1 januari alternativt den dag du påbörjade ditt uppdrag. Värdet på de ingående tillgångarna ska stämma överens med det utgående värdet tillgångarna hade i den föregående årsräkningen alternativt tillgångsförteckningen. Med utgående värde menas att du ska redovisa för det värde tillgångarna hade den 31 december. De utgående tillgångarna ser du på det årsbesked du får ifrån huvudmannens bank.

Kom ihåg att varje tillgång bör redovisas separat, det underlättar både för dig som ställföreträdare och för den som granskar.

Övriga tillgångar

Här redovisar du huvudmannens eventuella fond- och aktiekonton, egnamedels- eller fickpengskonto, bostadsrätt, fastighet, lösöre av större värde osv.

Äger huvudmannen en fastighet ska denna redovisas med taxeringsvärde. Äger huvudmannen en bostadsrätt ska det redovisas att huvudmannen äger den men den behöver inte redovisas med ett värde. För övriga tillgångar gäller att de ska redovisas i enlighet med årsbesked från bank.

Inkomster

Du ska redovisa för de inkomster din huvudman haft under aktuell redovisningsperiod. För skattepliktiga inkomster gäller att du ska redovisa bruttobeloppet. Det innebär att du ska redovisa den inkomst huvudmannen hade innan skatt.

För att du enkelt ska kunna följa din redovisning rekommenderar överförmyndarenheten att du redovisar varje inkomsttyp för sig. Kom ihåg att transaktioner som swishmottagningar, eventuella återbetalningar, pengagåvor och så vidare räknas som inkomster och ska redovisas i årsräkningen. Kom även ihåg att bara redovisa för de inkomster som huvudmannen haft enligt kontoutdrag under aktuell period. Då det är kontantprincipen som ska följas innebär det att eventuella inkomster som gått in på huvudmannens konto innan eller efter aktuell redovisningsperiod helt ska utelämnas i redovisningen.

Utgifter

Du ska redovisa de utgifter din huvudman haft under aktuell period. Försök vara så specifik som möjligt gällande de olika utgiftstyperna utan att det blir för detaljerat. Utgå ifrån de utgående transaktionerna på din huvudmans bankkonton och redovisa allt som skett under perioden.

Eftersom kontantprincipen ska följas ska eventuella fakturor eller andra kostnader som hör till perioden men inte betalats under aktuell period helt utelämnas i redovisningen. Det innebär att du endast ska redovisa för de kostnader som faktiskt skett under aktuell period.

Skulder

På årsräkningens sista sida ska huvudmannens skulder redovisas. Precis som i tillgångsförteckningen ska endast fastställda skulder redovisas. Det innebär att obetalda fakturor inte per automatik är en skuld.

Skulderna ska i den mån det är möjligt redovisas per den 31 december. Det finns instanser så som till exempel Kronofogdemyndigheten som inte har möjligt att se historiska skulder, då går det bra att redovisa så nära den 31 december som möjligt.

Om din huvudman har skuldsanering beror redovisningssumman på om det finns en avbetalningsplan eller inte. Har din huvudman skuldsaneringsbeslut med avbetalning redovisar du den skuld huvudmannen hade vid beslutsfattandet i det fall du inte får ut det aktuella skuldsaldot. Har din huvudman skuldsaneringsbeslut utan avbetalningsplan redovisar du att din huvudman har skuldsanering men du behöver inte redovisa för någon summa.

Till skulder hör även eventuella lån som huvudmannen har. Har din huvudman ett bolån, billån eller studielån redovisar du detta under skulder. Kom ihåg att eventuella inbetalningar som görs på lån även redovisas under utgifter.

Balans i årsräkningen

När din årsräkning är färdigställd ska summan för A+B vara lika med summan för C+D. Är summorna lika är årsräkningen i balans. Är summorna inte lika har en så kallad differens uppstått. En differens indikerar på att något i årsräkningen är fel, då behöver du titta närmre på det innan du skickar in din årsräkning till överförmyndarenheten. Vid differens rekommenderar överförmyndarenheten följande steg:

1. Kontrollera att de ingående tillgångarna stämmer.

2. Kontrollera att de utgående tillgångarna stämmer.

3. Kontrollera att samtliga inkomster redovisats.

a. Kontrollera att inkomsterna är bruttoredovisade, det vill säga med skatt.

b. Kom ihåg att eventuella återbetalningar, Swishmottagningar osv. räknas som inkomst och ska redovisas.

4. Kontrollera att samtliga utgifter redovisats.

c. Gå igenom kontoutdrag månad för månad.

d. Färgkoda kontoutdraget vid behov.

Om orsaken till den uppstådda differensen inte hittas trots ovan försök ska en notering under övriga upplysningar göras om att du är medveten om att en differens existerar och att du gjort försök till att hitta orsaken. Inkommer en årsräkning med differens utan notering om att du försökt lösa den finns en risk att överförmyndarenheten skickar tillbaka årsräkningen till dig.

Årsräkningar som innehåller en differens till följd av öresutjämning behöver inte åtgärdas innan inlämning.

Vilka underlag krävs för att redovisa en årsräkning?

• Årsbesked över huvudmannens samtliga konton.
• Kontoutdrag för hela perioden för samtliga konton.
• Inkomstunderlag för skattepliktig inkomst.
• Underlag som visar taxeringsvärde av eventuell fastighet.
• Underlag från bostadsrättsförening som visar huvudmannens ägandeskap.
• Underlag utvisande skulder.

Överförmyndarenheten ber dig att endast skicka in de underlag som efterfrågas. Det underlättar för både dig som ställföreträdare och för den som granskar om endast efterfrågade underlag inkommer. Behöver överförmyndarenheten fler underlag i sin granskning kommer du bli ombedd att inkomma med det.

Då ditt uppdrag som ställföreträdare upphör ska du lämna in en sluträkning till överförmyndaren. Sluträkningen är en sammanställning över huvudmannens tillgångar, inkomster och utgifter under perioden. Sluträkningen avges på heder och samvete och ska vara inlämnad senast 1 månad efter att du lämnade ditt uppdrag.

Sluträkningen sträcker sig normalt från den 1 januari till den dag du entledigades från uppdraget. Har du blivit förordnad som ställföreträdare under året redovisar du från den dag du blev förordnad till dagen du entledigades.

Vid redovisning av sluträkning kan du med fördel följa guiden för redovisning av årsräkning. Skillnaden är att du i en sluträkning redovisar till den dagen du slutade vara god man eller förvaltare. Istället för ett årsbesked skickar du in ett kapital- och räntebesked för den dag du slutade vara god man eller förvaltare.

Vilka underlag krävs för att redovisa en sluträkning?

• Kapital- och räntebesked över huvudmannens samtliga konton per entledigandedagen.
• Kontoutdrag för hela perioden för samtliga konton.
• Inkomstunderlag för skattepliktig inkomst.
• Underlag som visar taxeringsvärde av eventuell fastighet.
• Underlag från bostadsrättsförening som visar huvudmannens ägandeskap.
• Underlag utvisande skulder.

För att underlätta för dig inför din redovisning till överförmyndaren finns det en del saker du kan tänka på.

Ha en tydlig kontostruktur. Överförmyndarenheten rekommenderar följande kontostruktur:

Transaktionskonto – konto som ställföreträdaren har tillgång till.

• Inkomst går in på detta konto.
• Räkningar betalas från detta konto (autogiro, e-faktura).
• Den löpande förvaltningen sköts här.
• Vid behov kan bankkort för ställföreträdaren kopplas till detta konto.

Egnamedelskonto – huvudmannens fickpengskonto.

• Bankkort för huvudmannens egna inköp kopplat.
• Huvudmannens egna utgifter och kontanter.

Sparkonto, ISK, fondkonto

• Utgå ifrån huvudmannens behov och ekonomiska möjligheter. Ta hjälp av banken för att se vilken kontoform som bäst passar just din huvudman.

Vid behov kan även assistanskonto, konto för hemtjänst eller konto för boendestöd öppnas.

• Koppla bankkort till detta konto.

För löpande bokföring och räkenskaper under året:

• Sammanställ huvudmannens inkomster och utgifter en gång per månad. Detta underlättar för dig när du ska sammanställa en års- eller sluträkning.

• Följ kontoutdraget. Kontoutdraget är ditt facit över vad som ska redovisas i en års- eller sluträkning.

• Färgkoda kontoutdraget vid behov.

• Ta hjälp av bokföringsprogram eller Excel. Det finns bokföringsprogram som är särskilt framtagna för ställföreträdare som kan användas. Det går också bra att använda sig av Excel eller annat program man känner sig bekväm med. Överförmyndarenheten har en blankett på sin hemsida för redovisning per månad. Denna går bra att använda om man inte vill föra bokföringen digitalt.
• Anteckna händelser under året. När du ska redovisa till överförmyndarenheten ska du även redovisa för händelser som skett under året. Anteckna några rader om vad som händer i ditt ställföreträdarskap så underlättar det för dig när du ska redovisa.

Redogörelsen är den blankett du fyller i för att visa vilka insatser du genomfört inom bevaka rätt och sörja för person. Redogörelsen är också den blankett du yrkar arvode i. Redogörelseblanketten ska fyllas i oavsett om du yrkar på arvode eller inte.

Fyll gärna i rutan ”Övriga upplysningar” i redogörelsen. Ju mer och utförligare du skriver i rutan desto lättare är det för överförmyndarenheten att dels se vad du gjort i ditt uppdrag, dels besluta om ett arvode som är skäligt utifrån dina insatser.

Vad händer om min års- eller sluträkning inte stämmer?

En års- eller sluträkning ska vara i balans. Det innebär att summan för A+B ska vara lika med summan för C+D. Om summorna inte är lika har en differens uppstått. Om en differens uppstått i din års- eller sluträkning behöver du kontrollera orsaken till den uppstådda differensen och justera din års- eller sluträkning inför inlämnandet. Se information om årsräkning respektive sluträkning för information om hur du hittar orsaken till differensen.

Det händer ibland att redovisade belopp inte stämmer mot underlag. Uppenbara felaktigheter kan justeras av överförmyndarenheten. Ibland behöver du som ställföreträdare inkomma med en förklaring till vad som redovisats, i vissa fall kan du även behöva inkomma med en ny års- eller sluträkning. Hur överförmyndarenheten hanterar felaktigheten i års- eller sluträkningen går inte att svara på på förhand. Överförmyndarenheten kan heller inte säga exakt vad en uppenbar felaktighet är. Vad som är en uppenbar felaktighet och vad som behöver förklaras beror på den ekonomiska förvaltningen i övrigt.

Hur begär jag anstånd med inlämnande av redovisningshandling?

Om du inte kan inkomma med din förteckning, årsräkning eller sluträkning i tid är det viktigt att begära anstånd. Detta för att undvika eventuella påminnelser och utdömande av vite.

Behöver du begära anstånd gör du det skriftligen till överförmyndarenheten. Av din begäran om anstånd ska det framgå hur länge du behöver anstånd samt anledningen till att anstånd behövs. Din begäran om anstånd ska vara inlämnad till överförmyndarenheten innan sista dag för inlämnande av aktuell redovisningshandling passerat.

Om överförmyndarenheten beviljar anstånd får du ett skriftligt beslut brevledes.

Vad händer om redovisningen inte lämnas in?

I ett första skede skickar överförmyndarenheten en påminnelse om att du ska inkomma med redovisningshandlingen.

Om skyldigheten att inkomma med förteckning, årsräkning eller sluträkning trots påminnelse inte fullgörs kan tingsrätten komma att fatta beslut om utdömande av vite. Vitessumman är på 5 000 kronor. Om redovisningshandlingen trots utdömande av vite inte inkommer kan tingsrätten komma att fatta beslut om ytterligare vite. Vitesbeloppet kan då vara högre.

När är min redovisning granskad?

Överförmyndarenheten har ingen möjlighet att svara på hur lång tid det tar att granska en specifik redovisningshandling. Överförmyndarenhetens uppdrag är att utöva tillsyn över de ekonomiska handlingarna och säkerställa att huvudmannen inte lidit ekonomisk skada eller rättsförluster.

Då överförmyndarenheten sammanlagt granskar runt 1 800 redovisningshandlingar om året tar det tid. Din redovisningshandling kommer granskas när det är din tur i kön. För att inte ta värdefull tid ifrån granskningen ber överförmyndarenheten dig att inte ringa eller skicka e-postmeddelande med statusfrågor kring granskningen.

Redovisningshandlingar granskas i den ordning de kom in. En förutsättning för att överförmyndarenheten ska kunna påbörja granskningen av just din redovisning är att samtliga efterfrågade underlag är medskickade. Saknas underlag kan redovisningen inte granskas innan komplettering inkommit.

Överförmyndarenheten kan ibland behöva ställa frågor till dig som ställföreträdare kring innehållet i din redovisning. Detta kan förskjuta granskningen av din redovisning något men är nödvändigt för att kunna slutföra granskningen.

Hur länge ska jag spara mina redovisningshandlingar?

Under pågående uppdrag ska du spara dina redovisningshandlingar i 10 år. Du ska spara dina redovisningshandlingar i minst tre år efter att ditt uppdrag som ställföreträdare upphört.

Tre år efter upphörandet ska handlingarna överlämnas till behörig mottagare. Om den enskilde avlidit överlämnas handlingarna till dödsbodelägare. Om en ny god man eller förvaltare finns överlämnas underlagen till denne. I det fall huvudmannen inte längre har en god man eller förvaltare överlämnas underlagen till den före detta huvudmannen.

Det är viktigt att du sparar redovisningshandlingarna. Tidsgränserna för hur länge du ska spara dina redovisningshandlingar har att göra med väckande av skadeståndsanmälan. Under pågående uppdrag kan skadeståndsanmälan väckas mot dig i upp till 10 år medan gränsen för skadeståndsanmälan sträcker sig till tre år efter att ditt uppdrag som ställföreträdare upphört. Skulle huvudmannen, en ny ställföreträdare eller anhöriga väcka skadeståndsanmälan mot dig är det viktigt att kunna uppvisa de redovisningshandlingar du använt dig utav. Du kan spara redovisningshandlingarna fysiskt eller digitalt.

Varför ska jag ta del av den före detta ställföreträdarens redovisningshandlingar?

Enligt lag ska du alltid ta del av den före detta ställföreträdarens redovisningshandlingar. När du har tagit del av redovisningshandlingarna har du tre år på dig att väcka skadeståndsanmälan mot den före detta ställföreträdaren i det fall det är aktuellt.

Normalt sett skickar överförmyndarenheten de senaste tre årens redovisningshandlingar till dig för granskning. Du har dock rätt att ta del av samtliga redovisningshandlingar som finns i akten. Finns behov av att ta del av redovisningshandlingar äldre än tre år kan du kontakta överförmyndarenheten.

Är jag skyldig att visa förvaltningen av huvudmannens ekonomi till huvudmannens anhöriga?

Nej, din redovisningsskyldighet är gentemot överförmyndaren som utövar tillsyn över förvaltningen. Redovisningsskyldigheten sträcker sig inte till huvudmannens anhöriga.

Du hanterar känsliga uppgifter rörande din huvudman, det är därför viktigt att iaktta stor försiktighet med att lämna uppgifter om din huvudman till dess anhöriga och andra aktörer.